Vereinsverwaltung (Web)
Die Web-Anwendung ist Dein Arbeitsplatz am PC. Als Vorstand oder Vereins-Admin verwaltest Du hier das Vereinsleben zentral: Mitglieder und Kontakte, Teams, Kommunikation, Beiträge und Zahlungen, Registrierungsformulare, Termine und Dokumente.
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Grundlagen der Bedienung
- Grundsätzlicher AufbauDie Elemente, die unabhängig von der geöffneten Seite immer erreichbar sind.
- Aktionen über das Drei-Punkte-Menü findenRechts an jeder Zeile und Karte: ein leicht zu übersehendes Menü mit weiteren Aktionen.
- Mehrere Einträge auf einmal auswählenWo Du mit Checkboxen mehrere Zeilen gleichzeitig bearbeiten kannst — und wo Du einzeln durchgehst.
Mitglieder & Kontakte
- Mitgliederformular erstellen und Antrag teilenErstellt euer digitales Mitgliederformular und legt fest, welche Informationen ihr von neuen Mitgliedern benötigt. Anschließend könnt ihr den Mitgliedsantrag per Link teilen oder auf eurer Webseite einbinden.
- Datenmigration aus DFBnet VereinHier wird Schritt für Schritt erklärt, wie die Daten aus dem DFBnet Verein exportiert werden
- Die Mitgliederliste lesen und filternWer ist registriert, wer nicht, und wer hat noch keinen Beitrag? Die Farben und Schnellfilter beantworten das ohne Suchen.
- Ein neues Mitglied anlegenDer Dialog sucht zuerst nach bestehenden Kontakten, damit keine Dubletten entstehen. Danach folgen Personendetails und die Zuweisung.
- Eltern und Interessierte als Kontakte führenDu legst Eltern und Interessierte als reine Kontakte an, damit sie im Verteiler stehen.
- Abteilungen anlegen und pflegenDie Kartenübersicht zeigt jede Abteilung mit Mitglieder- und Adminzahl. Das Zuordnen läuft allerdings einzeln.
- Zielgruppen als Listen bildenFrei definierbare Listen als Zielgruppe für Beiträge — wahlweise manuell gepflegt oder dynamisch nach Kriterien.
- Mitglieder in die App einladenEinzeln über das Drei-Punkte-Menü oder gebündelt als Mehrfachaktion. Der Link erscheint nur bei noch nicht registrierten Personen.
Teams
- Die Teamübersicht nutzenAlle Mannschaften als Karten oder Liste, filterbar nach Geschlecht und Altersklasse. Die Detailseite trennt die Reiter „Spieler" und „Trainer".
- Spieler:innen einem Team zuordnenZwei Wege: bestehendes Mitglied suchen und zuweisen, oder einen Einladungslink verschicken, über den sich die Person selbst zuordnet.
- Trainer:innen eintragen und verwaltenDerselbe Ablauf wie bei den Spieler:innen, in einem eigenen Reiter — und aus gutem Grund getrennt davon.
Kommunikation
- Nachrichten und Team-ChatsAnkündigungen, Team-Chats getrennt nach Allgemein, Trainer und Eltern, sowie Direktnachrichten.
- Anliegen im Posteingang bearbeitenEin Ticket-System für alles, was Mitglieder an den Verein herantragen — mit automatischen Erinnerungen an offene Fälle.
- Vereins-Nachrichten schreiben und veröffentlichenEin Feed wie in sozialen Netzwerken, mit Rich-Text, Medien und gezielter Zielgruppe — plus eine Eigenheit beim Veröffentlichen.
Finanzen
- Ein Produkt oder einen Mitgliedsbeitrag anlegenVom leeren Formular zum freigeschalteten Mitgliedsbeitrag, den Du berechnen kannst.
- Mitgliederbeiträge zuordnenHier zeigen wir Dir wie Du Mitgliederbeiträge zuordnest.
- Einen Familienbeitrag anlegenEin Mitgliedsbeitrag mit Gruppenpreisen: Der Preis richtet sich danach, wie viele Familienmitglieder er abdeckt.
- Einen Familienbeitrag zuweisenAlle Familienmitglieder in einem Beitrag — eine Person bekommt die Rechnung, den Preis wählt das Vereinsheim nach der Gruppengröße.
- Rechnungen stellen und offene Posten verfolgenKennzahlen, Schnellfilter für fällige Mahnungen und die Mehrfachaktionen — das Werkzeug für den Blick auf die Vereinskasse.
- Zahlungspläne im Blick behaltenDie Übersicht aller Abonnements und Ratenzahlungen — sie entstehen von selbst, angelegt wird hier nichts.
- Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehenVon den fälligen Rechnungen zur XML-Datei fürs Online-Banking — und wieder zurück in die Anwendung.
- Rückläufer buchen und den Sammelauftrag abschließenDie Bank meldet zurück, welche Lastschriften nicht durchgegangen sind. Erst die Rückläufer einzeln herausnehmen, dann den Rest mit einem Klick als eingezogen buchen.
- Rabattcodes anlegenEin Prozentsatz, ein frei wählbarer Code, ein Gültigkeitszeitraum — und ein paar Grenzen, die man vorher kennen sollte.
- Steuersätze hinterlegenName, Prozentsatz, optional eine interne Notiz zur Zuständigkeit — mehr braucht ein Steuersatz nicht.
- Zusätzliche Gebühren anlegenFeste Beträge wie eine Verwaltungsgebühr, die sich einer Preisoption zuordnen lassen.
Sportanlagen
- Vereins-Standorte anlegenOhne mindestens einen Standort lässt sich keine Sportanlage anlegen. Standorte werden in den Vereinseinstellungen gepflegt, nicht im Bereich Sportanlagen.
- Sportanlagen anlegen und verwaltenPlatz, Halle oder Becken anlegen: Anlagentyp, Lage, Öffnungszeiten — und die Zonenaufteilung, mit der zwei Teams gleichzeitig auf einen Platz passen.
- Sportanlagen verplanen und Verfügbarkeiten prüfenDen Belegungsplan lesen und eine Anlage belegen — über den Schalter „Vereinsplatz" im normalen Termin-Dialog, nicht über eine eigene Buchungsstrecke.
Verein verwalten
- Vereinsdokumente ablegenEine Dateiablage mit Ordnern je Abteilung — Satzung, Formulare und alles, was Mitglieder finden können sollen.
- Vereinsdaten und Zahlungsmethoden hinterlegenName, Logo und Kontaktdaten auf der einen Seite, Bankkonten, Zahlungsfrist und SEPA-Gläubiger-ID auf der anderen.
- Den Jugendschutz einschaltenEin Schalter mit Altersgrenze — und zwar einer für den ganzen Verein, nicht je Abteilung oder Team.