Mitglieder, Kontakte & Teams
Die Vereinsstruktur und die Menschen darin: Kontakte gegen Mitglieder, Abteilungen gegen Listen, Teams und Kaderlisten, Filter und Exporte — und was beim Austritt mit den Daten passiert.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kontakten und Mitgliedern?
Ein Kontakt ist zunächst ein Profil (z. B. für Eltern oder Interessierte) ohne automatisch zugewiesene Mitgliedschaft. Eine Mitgliedschaft kann später ergänzt werden; dann erhält die Person eine Mitgliedsnummer und kann Abteilungen oder Teams zugeordnet werden. Auch reine Kontakte von Nichtmitgliedern (z. B. Sponsoren, Spender:innen, Geschäftspartner:innen) können gespeichert werden – dafür gibt es eigene Bereiche in der Navigation.
Wie legen wir unsere Vereinsstruktur an (Abteilungen, Teams, Altersklassen)?
1. Unter Mitglieder & Kontakte die Abteilungen anlegen oder bestätigen. 2. Mitglieder importieren. 3. Unter Teams die Mannschaften anlegen und Mitglieder zuweisen. Altersklassen lassen sich über Alter bzw. Geburtsdatum in der Mitgliederübersicht filtern. Ein Modell mit zentralem Hauptverein und zusätzlichen Spartenzuordnungen lässt sich damit ebenfalls abbilden.
Wie viele Abteilungen können wir anlegen – gibt es eine Begrenzung?
Nein, es gibt keine Begrenzung.
Kann ein Mitglied gleichzeitig in mehreren Abteilungen oder Teams sein?
Ja. Ein Mitglied kann mehreren Abteilungen zugeordnet werden (sichtbar über mehrere Abteilungs-Icons in der Mitgliederliste). Auch bei Teams prüft die Plattform beim Hinzufügen nicht, ob eine Person bereits in einem anderen Team steht – Mehrfachzuweisungen (z. B. bei Doppelspielrecht) sind ohne Einschränkung möglich. Achtung: Beim Zuordnen ist nicht sichtbar, ob die Person schon einem anderen Team zugeordnet ist.
Ist ein Team automatisch Teil einer Abteilung?
Nein. Mitglieder werden getrennt einem Team und/oder einer Abteilung zugewiesen, Teams können damit unabhängig von Abteilungen geführt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Abteilungen und benutzerdefinierten Listen?
Abteilungen sind feste Bereiche des Vereins (z. B. Fußball, Turnen), denen Mitglieder einzeln zugewiesen werden – eine Mehrfachauswahl beim Zuweisen ist dabei nicht möglich. Benutzerdefinierte Listen sind frei wählbar (z. B. „Mädchen", „Senioren") und schaffen flexible Zielgruppen für Kommunikation und Verwaltung, auch als Workaround für Mehrfachzuordnungen. Sowohl Mitglieder als auch reine Kontakte (z. B. Eltern, Interessierte) können in solche Listen aufgenommen werden.
Können Listen automatisch befüllt werden?
Ja. Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Liste wählt man zwischen „Manuell" und „Dynamisch". Dynamische Listen befüllen sich automatisch nach Kriterien wie Geschlecht oder Position (z. B. alle Mitglieder über 18).
Wie übertragen wir Spieler:innen ins nächste Team, wenn sie eine Altersklasse aufsteigen?
Im Drei-Punkte-Menü der Spielerzeile im Tab „Spieler" über die Option „Spieler transferieren".
Können aktive und passive Mitglieder getrennt geführt werden, und können Trainer:innen gleichzeitig passive Mitglieder sein?
Ja. Der Mitgliedstyp kann auf aktiv oder passiv gesetzt und danach gefiltert werden. Rolle und Mitgliedschaft werden getrennt abgebildet, Trainer:innen können also auch mit einer passiven Mitgliedschaft geführt werden.
Welche Listen-, Filter- und Exportmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
Es stehen umfangreiche Filter zur Verfügung: Geschlecht, Alter, Zahlungsstatus, Rolle, aktiv/passiv, Position, Team und weitere Kriterien. Die Daten können anschließend exportiert werden.
Können Kaderlisten erstellt und exportiert werden?
Ja. Admins können innerhalb eines Teams die zugeordneten Spieler:innen und Trainer:innen einsehen, entsprechende Listen verwenden und die Daten über eine Mehrfachauswahl exportieren.
Können Mitglieder ihre Daten selbst ändern, und werden die Vorstände benachrichtigt?
Mitglieder können ihre Daten selbst aktualisieren. Eine Benachrichtigung an Vorstände erfolgt derzeit nicht.
Wie prüfe ich, wo bei einem Mitglied noch wichtige Daten fehlen?
Eine automatische Übersicht unvollständiger Datensätze gibt es nicht – das muss aktuell intern manuell geprüft werden.
Können eigene Felder wie „Firma/Unternehmen" oder „Beruf" angelegt werden – und sind sie durchsuchbar?
Beruf lässt sich als Freifeld anlegen, ist aktuell aber nicht durchsuchbar.
Können Dokumente wie Aufnahmeanträge oder Bescheinigungen direkt beim Mitglied abgelegt werden?
Ja, Dokumente können bei Mitgliedern gespeichert und strukturiert abgelegt werden.
Können Formulare digital unterschrieben werden (Vereinswechsel etc.)?
Derzeit werden Spielerpassanträge sowie An- und Abmeldungen unterstützt. Die Erweiterung um weitere Formulare und digitale Signaturprozesse ist für Q1 2027 geplant.
Wie registrieren sich Kinder ohne eigene E-Mail-Adresse, und wie verknüpfen wir eine Familie?
An Einladungen für Eltern über das Club-Dashboard (per Team-Einladung) wird derzeit gearbeitet. Die Eltern-Kind-Beziehung ist als Feature teilweise vorhanden, aber noch nicht vollständig – Verbesserungen sind geplant. Ein Familien-Filter analog der DFBnet-Verein-„Gemeinschaft" steht als Feature-Wunsch auf der Liste, eine Funktionszusage liegt aktuell nicht vor.
Können Mitglieder über das Ticketcenter ihre Mitgliedschaft kündigen?
Technisch ist das möglich. Ob ein Verein Kündigungen über diesen Weg empfangen möchte, entscheidet er selbst.
Werden Daten ausgetretener Mitglieder gelöscht?
Ja. Nach BDSG und Art. 17 DSGVO muss ein Verein die personenbezogenen Daten eines ausgetretenen Mitglieds löschen. Das Digitale Vereinsheim bietet dafür eine Anonymisierung: personenbezogene Daten werden gelöscht, auswertungsrelevante Daten bleiben erhalten. Ausgetretene Mitglieder werden aktuell allerdings nicht automatisch aus zugewiesenen Teams und Gruppen entfernt – das muss manuell vorgenommen werden.