Beiträge, Zahlungen & Rechnungen
Alles rund ums Geld im Verein: Beitragsmodelle, SEPA und Online-Zahlung, was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung passiert, Rechnungen und der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnwesen.
Häufige Fragen
Ist das Beitragsmodell frei gestaltbar, auch mit Familientarifen?
Im System können verschiedene Mitgliedschaften angelegt werden – etwa Familienmitgliedschaft, Seniorenmitgliedschaft oder Juniorenmitgliedschaft – und den Mitgliedern entsprechend zugewiesen werden. Unterschiedliche Beitragshöhen für verschiedene Gruppen (Kinder, Erwachsene, Familien) werden als eigene Produkte mit verschiedenen Preisoptionen angelegt; eine direkt integrierte, nach Mitgliedergruppen gestaffelte Beitragsfunktion ist nicht dokumentiert, über diesen Weg aber praktisch abbildbar.
Welche Zahlungsmodelle und Zahlungsarten können eingerichtet werden?
Als Modelle stehen Einmalzahlung, Ratenzahlung sowie wiederkehrende Zahlung (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) zur Verfügung; wöchentliche Abonnements werden nicht angeboten. Als Zahlungsarten stehen Online-Zahlung, SEPA-Lastschrift, Banküberweisung und Barzahlung bereit. Zahlungen über die integrierte Online-Zahlung werden automatisch als bezahlt markiert; bei klassischen Banküberweisungen, Barzahlungen und extern ausgeführten SEPA-Lastschriften ist die Zuordnung manuell.
Passt sich ein altersabhängiger Beitrag automatisch an (z. B. von Kind zu Jugendlichem zu Erwachsenem)?
Nein. Ein automatischer Beitragswechsel anhand des Alters findet aktuell nicht statt, die Anpassung muss manuell vorgenommen werden.
Gibt es eine Erinnerungsfunktion für befristete oder abweichende Beiträge (z. B. für Azubis)?
Ein Ablaufdatum bzw. eine automatische Erinnerung kann aktuell nicht hinterlegt werden. Beiträge können aber über Raten (Installments) für einen definierten Zeitraum festgelegt werden – dauert eine Ausbildung z. B. drei Jahre, kann der Beitrag für diesen Zeitraum entsprechend abgebildet werden.
Wie bilden wir „Teilhabe" ab, wenn der Beitrag vom Sozialamt bezahlt wird?
Über eine eigene Mitgliedschaft „Teilhabe", die diesen Mitgliedern zugewiesen wird und sie damit auch bei der Lastschrift klar abgrenzt. Eine aktive Ablauf-Erinnerung für befristete Bescheide ist derzeit nicht möglich.
Können wir Mitgliedsbeiträge rückwirkend ändern (z. B. bei einer Beitragserhöhung zum neuen Jahr)?
Eine rückwirkende Änderung bereits abgerechneter Beiträge ist nicht vorgesehen. Neue Beiträge und Preise werden als eigenes Produkt bzw. neue Preisoption angelegt; bereits verschickte Rechnungen und bestehende Zahlungspläne lassen sich nicht automatisch anpassen. Eine Rückerstattung ist möglich.
Kann man mehreren Mitgliedern gleichzeitig einen Beitrag zuweisen?
Eine direkte Mehrfachauswahl fehlt aktuell noch, das Team arbeitet daran. Als Workaround lässt sich eine benutzerdefinierte Liste nutzen.
Wie oft werden wiederkehrende Mitgliedsbeiträge automatisch eingezogen?
Automatisch gemäß dem bei der Produkterstellung festgelegten Intervall (z. B. monatlich). Das Einzugsdatum steht auf der Rechnungskarte und im Zahlungsplan; ein frei wählbarer Einzugstag ist nicht dokumentiert.
Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
Die Online-Zahlungsabwicklung läuft über Stripe (Club verwalten → Einstellungen → Zahlungen). Ein anderer Zahlungsanbieter ist nicht auswählbar; zusätzlich zur Online-Zahlung stehen Banküberweisung und Barzahlung als manuelle Wege zur Verfügung.
Benötigt der Verein für die Online-Zahlung eine zusätzliche Prüfung?
Ja, der Verein durchläuft einen KYC-Prozess: Der Zahlungsdienstleister prüft unter anderem die Organisation und ob die handelnde Person berechtigt ist, den Zahlungsaccount für den Verein einzurichten.
Welche Gebühren fallen bei Online-Zahlungen an?
Für Kreditkartentransaktionen 2,6 % + 0,19 € (Premium: 2,5 % + 0,19 €). Für jede Online-Zahlung wird ein Anteil als Revenue Share abgegeben. Der Hauptvorteil der Online-Zahlung liegt in der automatischen Zahlungszuordnung, den automatischen Einzügen und dem geringeren Verwaltungsaufwand gegenüber einer klassischen SEPA-Datei, bei der der Verein mehr Schritte selbst durchführen muss.
Wird eine SEPA-Lastschriftdatei generiert, die wir selbst bei der Bank einreichen können?
Ja. Im Digitalen Vereinsheim wird eine SEPA-Lastschriftdatei (XML) erstellt, die heruntergeladen und im eigenen Online-Banking eingereicht werden kann. Der Einzug wird danach im System als eingezogen markiert. Der Verein kann fällige Lastschriften gesammelt auswählen und die Datei erstellen.
Was ist der Unterschied zwischen klassischer SEPA-Lastschrift und SEPA über die Online-Zahlung?
Bei der klassischen Lastschrift erstellt der Verein eine Lastschriftdatei und reicht diese selbst bei der Bank ein. Bei der Online-Zahlung wählt das Mitglied SEPA als Zahlungsmethode im Checkout, Einzug und Zahlungszuordnung laufen dann automatisch über den Zahlungsdienstleister.
Was passiert mit Mitgliedern, die per Überweisung oder bar zahlen?
Zusätzlich zur Online-Zahlung können „Banküberweisung" (Mitglied erhält eine Rechnung mit Bankdaten) und „Barzahlung" (manuelle Zahlungsbestätigung) aktiviert werden. Voraussetzung dafür ist mindestens ein Bankkonto und eine vollständige Adresse in den Vereinsdaten.
Müssen offene Posten manuell abgeglichen werden?
Bei SEPA-Lastschrift ja: Zahlungseingänge werden manuell als bezahlt markiert, der Abgleich läuft über das eigene Vereinskonto. Bei Online-Zahlungen (Karte, Apple Pay, Google Pay, Klarna) wird der Status automatisch im System vermerkt.
Können wir unterschiedliche Konten für verschiedene Beiträge hinterlegen?
Ja. Konten können auf Abteilungs- und Beitragsebene hinterlegt werden – auswählbar beim Erstellen einer SEPA-Datei, beim Erstellen eines Produkts und beim Setzen auf „bezahlt".
Wie lassen sich Beiträge abteilungsspezifisch auswerten bzw. Kassen trennen?
Beiträge können abteilungsspezifisch gefiltert und ausgewertet werden – entweder über separate Produkte oder über separate Registrierungsflows für die jeweiligen Abteilungen.
Wie und wann werden eingezogene Mitgliedsbeiträge an den Verein ausgezahlt?
Das kann jeder Verein selbst bestimmen.
Können Mitglieder ihre offenen und bezahlten Beiträge sowie ihre Zahlungsdaten selbst einsehen und verwalten?
Ja. Mitglieder sehen in der App offene Zahlungen, erledigte Zahlungen, den Zahlungsplan, den Rechnungszweck und die Zahlungsdetails; offene Rechnungen können direkt über die App bezahlt werden. Bei Nutzung der Online-Zahlung können Mitglieder ihre hinterlegten Zahlungsdaten auch selbst ändern.
Können wir für bereits erbrachte, aber unbezahlte Leistungen nachträglich eine Rechnung erstellen und verschicken?
Ja, über „Produkte & Rechnungen" → Reiter „Rechnungen" → Drei-Punkte-Menü → „Rechnung senden" oder „Herunterladen". Mahnungen können einzeln oder gesammelt verschickt werden.
Müssen Rechnungen für wiederkehrende Abos jeden Monat neu erstellt werden?
Nein. Ein wiederkehrendes Abo muss nur einmal eingerichtet werden, danach erstellt und versendet das System die weiteren Rechnungen automatisch.
Können wir eigene Rechnungsvorlagen mit Vereinslogo verwenden?
Nein. Die Rechnungserstellung läuft zentral nach einem Standardformat, eine individuelle Layoutanpassung ist nicht möglich. Auch die automatischen Zahlungserinnerungen verwenden aktuell Standardtexte; für eine individuelle Nachricht kann der Verein den Zahlungslink kopieren und in eine selbst formulierte E-Mail einfügen.
Was passiert, wenn eine Beitragszahlung fehlschlägt oder eine Rechnung nicht bezahlt wird?
Das Mitglied erhält automatische Zahlungserinnerungen nach 3, 7 und 14 Tagen. Danach können manuell weitere Mahnungen verschickt werden. Fehlgeschlagene Zahlungen erscheinen im System mit Status „fehlgeschlagen" bzw. als offene Rechnung. Ein automatisiertes Mahnwesen gibt es in Plus nicht.
Was ist der Unterschied zwischen den automatischen Zahlungserinnerungen und dem (automatisierten) Mahnwesen?
Die automatischen Zahlungserinnerungen weisen nach 3, 7 und 14 Tagen lediglich auf eine offene Rechnung hin. Bleibt die Rechnung danach weiter unbezahlt, können in Plus manuell Mahnungen verschickt werden („manuelles Mahnwesen"). Das für Premium geplante automatisierte Mahnwesen (ab 2027) soll diese Klicks ersparen und einen weiterführenden, mehrstufigen Mahnprozess ermöglichen; rechtlicher Ablauf, Mahnstufen und Fristen dazu stehen noch nicht fest.